Política de Privacidad

1. INTRODUCCIÓN

En Workhive, entendemos que la privacidad y la protección de la información son fundamentales para la confianza de nuestros clientes y usuarios.

Esta Política de Privacidad explica qué información recopilamos, cómo la utilizamos, con quién la compartimos, cómo la protegemos y cuáles son las opciones disponibles respecto al tratamiento de dicha información.

Esta Política aplica al uso del sitio web, la plataforma web, las aplicaciones móviles y cualquier otro servicio ofrecido bajo la marca Workhive.

Al utilizar Workhive o interactuar con nuestros Servicios, usted reconoce haber leído esta Política de Privacidad.

2. ¿QUIÉNES SOMOS?

Workhive es una plataforma desarrollada y operada por:

EmQu LLC
Una sociedad de responsabilidad limitada constituida conforme a las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos de América.

Si tiene preguntas relacionadas con esta Política de Privacidad o desea ejercer alguno de sus derechos respecto de su información, puede contactarnos en: privacy@workhiveapp.com

3. ¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS?

La información que recopilamos dependerá de las funcionalidades contratadas por el Cliente y de la forma en que éste configure la Plataforma.

Dependiendo del uso de Workhive, podremos recopilar las siguientes categorías de información:

• Información de la cuenta, como nombre, correo electrónico, empresa, cargo, credenciales de acceso y fotografía de perfil.
• Información laboral o administrativa, incluyendo puesto, departamento, centro de trabajo, horarios, turnos, vacaciones, permisos, incidencias, evaluaciones y demás información relacionada con la administración del personal.
• Datos personales de los colaboradores, cuando el Cliente los incorpore a la Plataforma, tales como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, correo electrónico, identificación oficial, número de seguridad social, número de identificación fiscal, cédulas profesionales, licencias, certificaciones y cualquier otra información necesaria para la administración de recursos humanos o el cumplimiento de obligaciones laborales.
• Información operativa, incluyendo registros de asistencia, check-in, check-out, rondines, tareas, formularios, reportes, incidencias y bitácoras de actividad.
• Evidencias, como fotografías, videos, documentos, archivos y cualquier otro contenido cargado por el Cliente o sus Usuarios.
• Información de ubicación, cuando el Cliente habilite funcionalidades de geolocalización, geocercas o servicios similares.
• Información biométrica, cuando el Cliente habilite funcionalidades de reconocimiento facial u otras tecnologías similares disponibles en la Plataforma.
• Información técnica, como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, registros de acceso y otra información necesaria para operar, mantener y proteger la Plataforma.
• Comunicaciones con soporte, incluyendo la información proporcionada cuando el Cliente o sus Usuarios contacten a nuestro equipo de soporte o utilicen otros canales de atención.

No recopilamos más información de la necesaria para prestar nuestros Servicios y procesamos únicamente aquella que el Cliente decide incorporar o que se genera como consecuencia del uso de la Plataforma.

4. ¿CÓMO UTILIZAMOS LA INFORMACIÓN?

Utilizamos la información que recopilamos para operar, mantener y mejorar Workhive, así como para prestar los Servicios contratados por nuestros Clientes.

En particular, podremos utilizar la información para:

• Crear y administrar cuentas de Clientes y Usuarios.
• Proporcionar acceso a la Plataforma y sus funcionalidades.
• Gestionar asistencia, horarios, rondines, incidencias, tareas, evidencias y demás procesos operativos.
• Administrar información relacionada con recursos humanos cuando el Cliente utilice dichas funcionalidades.
• Validar la ubicación o identidad de los Usuarios cuando el Cliente habilite funciones de geolocalización o reconocimiento facial.
• Brindar soporte técnico, resolver incidentes y atender solicitudes.
• Enviar notificaciones relacionadas con el funcionamiento de la Plataforma, actualizaciones o comunicaciones importantes del Servicio.
• Mejorar, desarrollar y proteger nuestros productos y servicios.
• Detectar, prevenir e investigar actividades fraudulentas, accesos no autorizados o incidentes de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales aplicables.

No utilizaremos la información para finalidades incompatibles con las descritas en esta Política de Privacidad.

5. GEOLOCALIZACIÓN Y RECONOCIMIENTO FACIAL

Algunas funcionalidades de Workhive utilizan información de ubicación o tecnologías de reconocimiento facial para apoyar la gestión operativa de nuestros Clientes.

Estas funcionalidades son opcionales y únicamente estarán disponibles cuando el Cliente decida habilitarlas y el Usuario otorgue los permisos necesarios en su dispositivo, cuando así corresponda.

La información de ubicación podrá utilizarse para funciones como registro de asistencia, validación de check-in y check-out, geocercas, rondines y otras funcionalidades disponibles en la Plataforma.

Cuando el Cliente habilite funcionalidades de reconocimiento facial u otras tecnologías biométricas, EmQu tratará dicha información únicamente para prestar los Servicios contratados y conforme a las instrucciones del Cliente.

El Cliente es responsable de determinar si el uso de estas funcionalidades cumple con la legislación aplicable, así como de obtener los consentimientos, autorizaciones o avisos que, en su caso, resulten necesarios respecto de sus Usuarios o colaboradores.

Workhive no utiliza la información de ubicación o biométrica para finalidades distintas de las autorizadas por el Cliente o descritas en esta Política de Privacidad.

6. ¿CON QUIÉN COMPARTIMOS LA INFORMACIÓN?

No vendemos, rentamos ni comercializamos la información personal de nuestros Clientes o Usuarios.

Podremos compartir información únicamente en los siguientes casos:

• Con proveedores tecnológicos que nos ayudan a operar Workhive, tales como servicios de infraestructura en la nube, almacenamiento, autenticación, procesamiento de pagos, mensajería, mapas, soporte u otros servicios necesarios para la operación de la Plataforma.
• Cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal, requerimiento de una autoridad competente o procedimiento judicial.
• Cuando sea necesario para proteger los derechos, la seguridad o la integridad de EmQu, nuestros Clientes, Usuarios o terceros.
• Como parte de una fusión, adquisición, reorganización corporativa o venta de activos, en cuyo caso la información continuará protegida conforme a esta Política de Privacidad o a una política equivalente.

Todos los proveedores que tengan acceso a información procesada por Workhive estarán sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos, según corresponda.

7. SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

En Workhive implementamos medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o destrucción.

Si bien trabajamos continuamente para mantener un entorno seguro, ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar una seguridad absoluta.

Conservaremos la información únicamente durante el tiempo que sea necesario para prestar nuestros Servicios, cumplir con obligaciones legales o atender requerimientos relacionados con la operación de la Plataforma.

Cuando una suscripción sea cancelada o terminada, la información del Cliente podrá conservarse por un período de hasta treinta (30) días naturales, con el fin de permitir su recuperación o exportación. Transcurrido dicho plazo, EmQu podrá eliminar la información de forma permanente, salvo que exista una obligación legal que requiera su conservación por un período mayor.

La eliminación de la información de los sistemas activos no implica necesariamente la eliminación inmediata de copias de respaldo, las cuales podrán conservarse temporalmente conforme a los procesos internos de continuidad y seguridad de EmQu.

8. SUS DERECHOS

Dependiendo de la legislación aplicable, usted podrá tener derecho a:

• Solicitar acceso a la información personal que mantenemos sobre usted.
• Solicitar la corrección o actualización de información inexacta o incompleta.
• Solicitar la eliminación de su información, cuando legalmente proceda.
• Oponerse o solicitar la limitación del tratamiento de su información en los casos permitidos por la legislación aplicable.
• Retirar su consentimiento cuando el tratamiento de la información se base en dicho consentimiento.
• Presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos que corresponda.

Cuando Workhive trate información en nombre de un Cliente, algunas solicitudes deberán dirigirse directamente a dicho Cliente, quien determina los fines y el tratamiento de la información incorporada a la Plataforma.

Si desea ejercer cualquiera de estos derechos o tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad, puede contactarnos en: workhive@helpdesk.emqu.net

9. MENORES DE EDAD

Workhive está dirigido a empresas y organizaciones para la administración de sus operaciones y personal. La Plataforma no está destinada al uso por menores de edad.

El Cliente será responsable de que las personas que utilicen la Plataforma cuenten con la capacidad legal necesaria para hacerlo y de cumplir con la legislación aplicable cuando incorpore información relacionada con menores de edad.

Si EmQu tiene conocimiento de que se ha recopilado información personal de un menor de edad en contravención de esta Política o de la legislación aplicable, podrá adoptar las medidas razonables para eliminar dicha información o restringir su tratamiento.

10. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Workhive utiliza cookies y tecnologías similares para el funcionamiento de la Plataforma, mejorar la experiencia del usuario, recordar preferencias, realizar análisis de uso y fortalecer la seguridad de nuestros Servicios.

Para obtener más información sobre las cookies que utilizamos, su finalidad y las opciones disponibles para administrarlas, consulte nuestra Política de Cookies, disponible en nuestro sitio web.

11. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN

Workhive podrá procesar y almacenar información en servidores ubicados en distintos países, ya sea directamente o a través de proveedores tecnológicos que nos apoyan en la prestación de nuestros Servicios.

Al utilizar la Plataforma, el Cliente reconoce y acepta que la información podrá ser transferida, almacenada o procesada fuera del país donde fue recopilada, siempre que dichas transferencias se realicen de conformidad con la legislación aplicable y bajo medidas razonables de seguridad y confidencialidad.

EmQu procurará que los proveedores que participen en el tratamiento de la información mantengan estándares adecuados de protección de datos.

12. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Podremos actualizar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario por cambios en la legislación aplicable, la incorporación de nuevas funcionalidades, mejoras en nuestros Servicios o cualquier otra razón relacionada con la operación de Workhive.

La versión vigente estará disponible en nuestro sitio web e indicará la fecha de su última actualización.

Cuando las modificaciones sean sustanciales, procuraremos notificar a nuestros Clientes por medios razonables antes de que entren en vigor.

13. CONTACTO

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o sobre la forma en que Workhive trata la información, puede ponerse en contacto con nosotros a través de:

EmQu LLC
Una sociedad de responsabilidad limitada constituida conforme a las leyes del Estado de Delaware.
hola@beworkhive.com, workhive@helpdesk.emqu.net

Haremos nuestro mejor esfuerzo por atender su solicitud dentro de un plazo razonable y de conformidad con la legislación aplicable.